| Arbre de décision du Trust AV pour les donateurs à l’intention des donateurs potentiels de documents audiovisuels
Guide détaillé pour identifier ce que vous possédez, en déterminer la pertinence pour un don et choisir une organisation ou une institution qui pourrait vouloir se charger d’en assurer la préservation au sein de leur collection.
Pour commencer : Faites le tri parmi vos documents audiovisuels ou vos collections. Si vous avez l’appareil de lecture qu’il faut et que les documents ne sont pas trop délicats, visionnez ou écoutez-les afin de vérifier s’ils ont bien vieilli, en termes de qualité du son et/ou de l’image.
Faites une liste de ce que vous avez.
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Voici deux exemples fictifs, pour fin d’illustration :
1) 12 bandes audio de une heure chacune du Garage Band de Janeane, enregistrées par moi en 1959, six mois que le groupe ne décroche son premier engagement au Tommy Messer Show et lance son premier disque qui se classera dans les Top 10; et
2) six films de 16mm, de 90 minutes, sur la production des pièces du Saskatoon Playwright Collective, lors des festivals annuels du Prairie Theatre, de 1969 à 1975.
Si vous n'avez pas accès à un appareil de lecture et que vous ne savez pas ce que sont les enregistrements, essayez d’obtenir de l’aide auprès d’un diffuseur local, d’une compagnie de postproduction, d’un laboratoire cinématographique ou d’un vendeur d’instruments de musique qui pourrait posséder (ou savoir où trouver) du matériel ancien. Vous pourriez aussi consulter en ligne la base de données du Trust (www.avtrust.ca) sur les installations d’entreposage de documents audiovisuels pour voir si l’un des établissements d’archives de votre région saurait où trouver l’équipement qu’il vous faut. |
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Mesure à prendre :
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a) Déterminez si les documents sont canadiens. Différents types d’œuvres sont considérés comme canadiens, en fonction d’un certain nombre de facteurs. Un élément clé touche la nationalité du créateur de l’œuvre. Les archivistes et les bibliothécaires peuvent vous aider à résoudre la question de la nationalité du document.
b) Déterminez si l’œuvre devrait être donnée à une institution locale, régionale, nationale ou spécialisée. Certains établissements d’archives provinciaux ont cessé d’accepter les collections de particuliers, si bien que l’on ne sait plus bien à qui s’adresser. Mais reprenons l’exemple donné ci-dessus (exemple no 1) à propos des pièces du Saskatoon Playwright Collective. |
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| Si en général les pièces ont été jouées à Saskatoon seulement, alors un établissement d’archives, une bibliothèque ou un musée municipal serait tout indiqué pour les films de 16mm. Mais s’il y a eu des tournées dans la province ou dans les provinces des Prairies, alors c’est la province de la Saskatchewan qui pourrait s’y intéresser, ou une autre institution de niveau provincial. Par ailleurs, si une institution spécialisée telle que la University of Saskatchewan a un bon département de dramaturgie, d’études cinématographiques ou d’études culturelles, c’est peut-être cette institution qui serait la plus appropriée. |
Dans le cas du groupe Garage Band de Janeane, si les chansons ont été diffusées sur les ondes nationales, vous pourriez commencer par une institution nationale. Comme il s’agit de musique, vous pourriez vérifier dans la base de données Amicus ce que possède Bibliothèque et Archives Canada (www.collectionscanada.ca) afin de voir si la musique de Janeane fait déjà partie de leur collection. Il y a de bonnes chances pour que BAC ne possède pas vos bandes qui datent d’avant la période de succès du groupe; dans ce cas, entrez en contact avec la Division de la musique qui vous renseignera sur la suite à donner.
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Mesure à prendre : Regardez les liens rouges qui se trouvent sur cette page– ils vous donneront des exemples de types d’organismes qui acceptent les dons. Entrez en contact avec la personne voulue parmi le personnel de l’institution pour vérifier que vous avez fait le meilleur choix pour ce qui est de diriger votre don. Commencez par appeler le service de renseignements ou le standard téléphonique. Expliquez que vous auriez peut-être un don à faire et que vous voudriez parler à la personne responsable d’acquérir les documents ou de recevoir ceux qui sont donnés. Si vous utilisez un courriel, envoyez vos questions à l’adresse des « renseignements » ou au « service d’information ».
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Pourquoi cette étape est-elle nécessaire? Plus on dispose de renseignements (même si ce sont plutôt des anecdotes) sur la collection, mieux on s’en trouve. Même pour les vieux films d’actualités, films ou programmes de télévision, il se peut qu’il y ait encore quelques autres exemplaires dans d’autres établissements d’archives. Il est donc important de fournir aux archivistes suffisamment de renseignements pour qu’ils puissent statuer sur le caractère unique d’une œuvre et soient en mesure de faire leur choix. C’est particulièrement important quand il est question de crédits pour fins d’impôts. Les archivistes se doivent d’utiliser leurs ressources humaines de manière efficiente et doivent minimiser le temps qu’ils passent à examiner les documents qu’on leur envoit.
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Mesure supplémentaire à prendre : S’il existe une preuve qui établisse que les documents vous appartiennent (par exemple, un acte de vente), cela sera très utile et même nécessaire pour obtenir un crédit d’impôt. Sinon, s’il s’agit d’un don pur et simple, il serait utile d’avoir une déclaration certifiée concernant votre titre de propriété. Détenez-vous le droit d’auteur? Dans l’affirmative, il est important d’en faire mention. Sinon, savez-vous qui le détient?
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Quelles sont les options? Les donateurs peuvent fixer des limites à l’accès aux documents, particulièrement s’ils détiennent le droit d’auteur. Toutefois les archivistes préfèrent que les œuvres soient mises à la disposition du plus grand nombre possible pour encourager le public à les utiliser comme des documents patrimoniaux.
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Mesure supplémentaire à prendre : Vous trouverez d’autres renseignements en cliquant sur le bouton Informations fiscales pour les donateurs.
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Liens vers le Niveau national: les documents de musique
Liens vers le Niveau national: les autres types de documents
Dons à des organisations ou institutions régionales, municipales ou spécialisées
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